ORGANIZANDO A PAPELADA

Que tal aproveitar o prazo de entrega do Imposto de Renda 2013 (PRAZO: 01/03/2013 a 30/04/2013) para colocar a papelada em ordem?

Comece vasculhando todas as gavetas da casa, e locais onde você costuma juntar documentos, comprovantes de pagamento, correspondências e papéis de qualquer espécie.

Agora com toda a papelada em mãos, faça 3 montes:

- arquivar

- reciclar

- providencias

A categoria “arquivar” refere-se a documentos que serão úteis ainda, como: cópia de documentos de identificação (RG, CPF, etc), contas à pagar e contas pagas, boletos e recibos em geral;

A categoria “reciclar” são papéis que deverão ser guardados para rascunho ou para envio de reciclagem (há locais específicos que recebem este tipo de material, farei uma postagem sobre este assunto), mas atenção com dados pessoais, recomenda-se rasgar as folhas que tenham estas informações, antes de jogar no lixo ou separar para reciclagem;

A categoria “providencias” refere-se a revistas que você não lê mais e precisa cancelar, alguma cobrança indevida que você precisa reclamar, mudança da data de vencimento, débito automático e outros. Após tomar as devidas providencias, estes documentos deverão ser novamente triados e arquivados ou reciclados.

Após esta primeira triagem você terá uma ideia da quantidade de papel que precisa separar em novas subcategorias para arquivar e guardar, além de definir onde.

Eu recomendo 3 tipos de arquivo:

- contas a pagar e contas pagas deste ano em uma pasta sanfonada transparente (1);

- documentos e contratos em pasta com sacos plásticos (2) e;

- contas pagas de anos anteriores em pastas suspensas (3).

1) Pasta sanfonada:

Na primeira aba arquivar todas as contas à pagar por ordem de vencimento. Como a pasta é transparente a conta à vencer ficará sempre visível para evitar esquecimento, e a medida que efetuar o pagamento já arquivar a conta na respectiva aba, como explico a seguir.

Na segunda aba em diante, arquivar as contas já pagas colocando a mais recente sempre por cima e separando-as por assunto, por exemplo: aluguel, contas de consumo (água, luz, gás), cartão de crédito, celular, convenio, escola, seguro carro, etc,

Na penúltima aba arquivar documentos que utilizará no próximo imposto de renda, como recibos e informe de rendimentos enviados pelas instituições financeiras e última aba arquivar os extratos bancários.

Em dezembro realizar uma nova limpeza e arquivar todos estes documentos nas pastas suspensas (explicada no item 3), assim a pasta sanfonada ficará praticamente vazia para guardar recibos do próximo exercício e carnes.

2) Fichário ou pasta de papelão com saquinhos:

Arquivar: cópia de documentos pessoais (RG, CPF, título de eleitor, etc.), documentos do carro (multas antigas pagas, contrato do seguro, notas fiscais de revisão, etc.), cópia do contrato de aluguel, cópia de pagamentos antigos do meu conselho de classe (CREA/CAU), contratos de lojas (Renner, C&A), cópia do recibo e demais folhas que fizeram parte do imposto de renda do ano anterior, encartes bancários com instruções de uso do cartão e contrato, hollerith, carnes do INSS, enfim todas as categorias que vocês julgarem necessárias, exceção feita a contas de consumo que terão destinação nas pastas suspensas, abaixo explicadas.

Atenção para os prazos recomendados para arquivo, explicados mais adiante.

3) Pastas suspensas:

Furar todas as contas de consumo antigas coloca-las em pastas separadas por assunto e mante-las arquivadas respeitando os prazos recomendados.

A vantagem das pastas suspensas é que você consegue acrescentar quantas pastas quiser.

PRAZOS RECOMENDADOS:

Água, luz, telefone, gás– Por 2 anos

Escolas / faculdade/ plano de saúde/ condomínio– Por 5 anos

Canhoto de talão de cheque – Até todos os cheques serem compensados

Contrato de locação - todos, principalmente se as renovatórias fazem referencia a clausulas dos contratos antigos, recibos por 3 anos

Prestação de casa e consórcio de qualquer espécie – Até a conclusão do pagamento de todas as parcelas

Cartão de crédito – Por 1 ano

Declaração de imposto de renda – Por 5 anos

Documento de carro - Enquanto o carro for seu, IPVA por 5 anos

Notas fiscais– Variável, mante-las pelo prazo de garantia do produto

Seguros – Até serem renovados, geralmente as renovações são anuais

Taxas, impostos municipais e IPTU– Por 5 anos

Carne do INSS– Até você se aposentar. Esse tipo de documento deve ser mantido até a retirada do benefício.

É isso, agora que as pastas foram organizadas, crie uma rotina de triar a correspondência e já jogue fora o que não serve, guarde as contas à pagar e  revistas nas prateleira ou revisteiros.

ALGUNS EXEMPLOS DAS PASTAS CITADAS:

      1)   Pasta Sanfonada transparente

         2)   Fichário ou pasta com sacos plásticos

     3)   Pasta suspensa

Se você não tem um armário como este para arquivar as pastas suspensas:

Veja outros modelos:

Eu particularmente prefiro os modelos fechados para evitar acumulo de pó.

Ou há cestos simpáticos como este que você pode adaptar para este fim, basta criatividade e cartolinas para fazer pastinhas de papel na largura do cesto colocando o documento na vertical ou horizontal dependendo do formato da cesta e não esquecer de deixar espaço para as etiquetas com identificação da pasta.