Que tal aproveitar o prazo de
entrega do Imposto de Renda 2013 (PRAZO: 01/03/2013 a 30/04/2013) para colocar
a papelada em ordem?
Comece vasculhando todas as gavetas
da casa, e locais onde você costuma juntar documentos, comprovantes de
pagamento, correspondências e papéis de qualquer espécie.
Agora com toda a papelada em mãos,
faça 3 montes:
- arquivar
- reciclar
- providencias
A categoria “arquivar” refere-se a
documentos que serão úteis ainda, como: cópia de documentos de identificação
(RG, CPF, etc), contas à pagar e contas pagas, boletos e recibos em geral;
A categoria “reciclar” são papéis
que deverão ser guardados para rascunho ou para envio de reciclagem (há locais
específicos que recebem este tipo de material, farei uma postagem sobre este
assunto), mas atenção com dados pessoais, recomenda-se rasgar as folhas que
tenham estas informações, antes de jogar no lixo ou separar para reciclagem;
A categoria “providencias” refere-se
a revistas que você não lê mais e precisa cancelar, alguma cobrança indevida
que você precisa reclamar, mudança da data de vencimento, débito automático e
outros. Após tomar as devidas providencias, estes documentos deverão ser
novamente triados e arquivados ou reciclados.
Após esta primeira triagem você terá
uma ideia da quantidade de papel que precisa separar em novas subcategorias
para arquivar e guardar, além de definir onde.
Eu recomendo 3 tipos de arquivo:
- contas a pagar e contas pagas
deste ano em uma pasta sanfonada transparente (1);
- documentos e contratos em pasta
com sacos plásticos (2) e;
- contas pagas de anos anteriores em
pastas suspensas (3).
1) Pasta sanfonada:
Na primeira aba arquivar todas as
contas à pagar por ordem de vencimento. Como a pasta é transparente a conta à
vencer ficará sempre visível para evitar esquecimento, e a medida que efetuar o
pagamento já arquivar a conta na respectiva aba, como explico a seguir.
Na segunda aba em diante, arquivar as
contas já pagas colocando a mais recente sempre por cima e separando-as por
assunto, por exemplo: aluguel, contas de consumo (água, luz, gás), cartão de
crédito, celular, convenio, escola, seguro carro, etc,
Na penúltima aba arquivar documentos
que utilizará no próximo imposto de renda, como recibos e informe de
rendimentos enviados pelas instituições financeiras e última aba arquivar os
extratos bancários.
Em dezembro realizar uma nova
limpeza e arquivar todos estes documentos nas pastas suspensas (explicada no
item 3), assim a pasta sanfonada ficará praticamente vazia para guardar recibos
do próximo exercício e carnes.
2) Fichário ou pasta de papelão com
saquinhos:
Arquivar: cópia de documentos
pessoais (RG, CPF, título de eleitor, etc.), documentos do carro (multas
antigas pagas, contrato do seguro, notas fiscais de revisão, etc.), cópia do
contrato de aluguel, cópia de pagamentos antigos do meu conselho de classe
(CREA/CAU), contratos de lojas (Renner, C&A), cópia do recibo e demais
folhas que fizeram parte do imposto de renda do ano anterior, encartes
bancários com instruções de uso do cartão e contrato, hollerith, carnes do INSS,
enfim todas as categorias que vocês julgarem necessárias, exceção feita a contas
de consumo que terão destinação nas pastas suspensas, abaixo explicadas.
Atenção para os prazos recomendados
para arquivo, explicados mais adiante.
3) Pastas suspensas:
Furar todas as contas de consumo
antigas coloca-las em pastas separadas por assunto e mante-las arquivadas
respeitando os prazos recomendados.
A vantagem das pastas suspensas é
que você consegue acrescentar quantas pastas quiser.
PRAZOS RECOMENDADOS:
Água, luz, telefone, gás– Por 2 anos
Escolas / faculdade/ plano de saúde/
condomínio– Por 5 anos
Canhoto de talão de cheque – Até
todos os cheques serem compensados
Contrato de locação - todos,
principalmente se as renovatórias fazem referencia a clausulas dos contratos
antigos, recibos por 3 anos
Prestação de casa e consórcio de
qualquer espécie – Até a conclusão do pagamento de todas as parcelas
Cartão de crédito – Por 1 ano
Declaração de imposto de renda – Por
5 anos
Documento de carro - Enquanto o
carro for seu, IPVA por 5 anos
Notas fiscais– Variável, mante-las
pelo prazo de garantia do produto
Seguros – Até serem renovados,
geralmente as renovações são anuais
Taxas, impostos municipais e IPTU–
Por 5 anos
Carne do INSS– Até você se aposentar.
Esse tipo de documento deve ser mantido até a retirada do benefício.
É isso, agora que as pastas foram
organizadas, crie uma rotina de triar a correspondência e já jogue fora o que
não serve, guarde as contas à pagar e revistas nas prateleira ou revisteiros.
ALGUNS EXEMPLOS DAS PASTAS CITADAS:
1) Pasta Sanfonada transparente
3) Pasta suspensa
Se você não tem um armário como este para arquivar as pastas
suspensas:
Veja outros modelos:
Eu particularmente prefiro os modelos fechados para evitar
acumulo de pó.
Ou há cestos simpáticos como este que você pode adaptar para
este fim, basta criatividade e cartolinas para fazer pastinhas de papel na
largura do cesto colocando o documento na vertical ou horizontal dependendo do
formato da cesta e não esquecer de deixar espaço para as etiquetas com identificação
da pasta.
